WPS文字公司公文制作专业指南标准格式与规范要求

📋 文章目录

📝 公文制作基本标准

📝

公文制作基本标准

公司公文是企业内部管理和对外沟通的重要工具，必须遵循严格的格式规范和制作标准。

格式规范统一：确保所有公文格式一致，体现企业专业性

内容准确严谨：文字表述准确无误，逻辑清晰严密

程序合规合法：遵循公司内部审批流程和相关法规要求

时效性保证：及时制作、传递和处理公文

保密性维护：根据密级要求做好保密工作

格式统一性
字体、字号、行距、页边距等格式要素必须统一

语言规范性
使用规范的书面语言，避免口语化表达

结构完整性
公文要素齐全，结构完整，层次分明

专业要求： 公文制作不仅要注重形式规范，更要确保内容准确、程序合规，体现企业的管理水平和专业形象。

📄

公文文种与适用范围

正确选择公文文种是公文制作的首要环节，不同文种具有不同的用途和格式要求。

公文文种	主要用途	适用场景
通知	传达事项、布置工作	会议通知、制度发布、人事任免
通报	表彰先进、批评错误	业绩表彰、事故通报、典型宣传
报告	向上级汇报工作	工作总结、情况汇报、调研报告
请示	向上级请求指示	项目审批、经费申请、政策请示
批复	答复下级请示	项目批准、申请答复、意见回复
函	不相隶属机关商洽工作	业务联系、合作商洽、信息咨询
纪要	记载会议主要情况	会议记录、决议记载、工作安排

文种选择： 必须根据行文目的、行文关系和内容性质准确选择文种，避免文种混用或误用。

📏

公文页面规范设置

规范的页面设置是公文制作的基础，直接影响公文的正式程度和可读性。

页面布局→页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm

页面布局→纸张大小：A4纸张（210×297毫米）

开始→字体：标题使用小标宋简体二号，正文使用仿宋GB2312三号

开始→行距：固定值28.5磅（约1.5倍行距）

开始→段落：首行缩进2字符，段前段后0磅

公文页面设置标准示例

• 纸张规格：A4（210mm×297mm）

• 页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm

• 正文字体：仿宋GB2312，三号

• 标题字体：小标宋简体，二号

• 行间距：固定值28.5磅

• 段落缩进：首行缩进2字符

标准依据： 页面设置应参照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012），结合企业实际情况适当调整。

🎨

红头文件专业设计

红头文件是公司正式公文的重要标识，需要专业的设计和规范的制作。

插入→文本框，创建公司名称和文号区域

设置文本框无填充、无轮廓，调整位置和大小

公司名称使用小标宋简体，颜色为红色（RGB:255,0,0）

添加发文机关标识和红色分隔线

保存为模板，方便重复使用

XX科技有限公司文件

XX科技〔2024〕15号

字体规范
公司名称使用小标宋简体，文号使用仿宋GB2312

颜色标准
红色使用RGB(255,0,0)，确保打印效果一致

位置精确
公司名称距上边距7cm，分隔线距文号4mm

🔢

发文字号规范编制

发文字号是公文的身份标识，必须按照统一规则进行编制和管理。

机关代字：使用公司简称或部门代号

年份：使用方括号括起的完整年份

序号：按发文顺序编制的流水号

格式：机关代字+〔年份〕+序号

建立发文登记簿，确保序号连续不重复

部门/类型	机关代字	发文字号示例
公司总部	XX科技	XX科技〔2024〕15号
人力资源部	XX科技人	XX科技人〔2024〕8号
财务部	XX科技财	XX科技财〔2024〕12号
行政部	XX科技行	XX科技行〔2024〕5号

管理要求： 发文字号必须由专人统一管理，建立完善的登记制度，防止重号、漏号或跳号现象。

📑

正文内容格式规范

公文正文的格式规范直接影响阅读体验和正式程度，需要严格遵循标准要求。

标题格式：居中排列，使用二号小标宋简体

正文格式：使用三号仿宋GB2312，首行缩进2字符

结构层次：使用"一、"、"（一）"、"1."、"（1）"四级

附件说明：在正文下空一行标注附件信息

落款日期：使用中文数字，右空4字符

关于召开2024年度工作总结会议的通知

各部门：

为全面总结2024年度工作，安排部署2025年工作任务，经公司研究决定，召开2024年度工作总结会议。现将有关事项通知如下：

一、会议时间

2024年12月25日（星期三）上午9:00

二、会议地点

公司三楼大会议室

附件：1. 会议议程

XX科技有限公司

二〇二四年十二月十五日

语言要求： 公文语言应当准确、简明、庄重、规范，使用规范的书面语，避免口语化、随意性表达。

🖋️

印章与签署处理

印章和签署是公文生效的重要标志，必须按照规定位置和要求进行处理。

印章加盖
印章上距正文2-4mm，端正、居中、清晰

联合行文
印章相交或相切，主办机关印章在前

签署要求
领导人签名章使用蓝色印油，位置适当

电子印章
使用数字证书，确保安全性和法律效力

单一机关行文：印章居中下压发文机关署名和成文日期

联合行文：各发文机关署名按顺序排列，相应加盖印章

印章位置：印章顶端距正文一行之内

电子公文：使用合法的电子印章系统

印章管理：建立严格的印章使用登记制度

法律效力： 印章必须与发文机关标识一致，严禁在空白公文纸上加盖印章。电子印章必须符合相关法律法规要求。

💼

公文模板创建管理

建立规范的公文模板体系能够显著提高工作效率，确保公文格式的统一性。

文件→新建→模板，创建公文模板文件

设置页面布局、样式、红头等基础格式

保存为.dotx模板格式，存放在指定位置

建立模板使用说明和更新维护机制

定期检查和更新模板，确保符合最新要求

通知类公文模板（人事、会议、制度等）

报告类公文模板（工作总结、情况汇报等）

请示类公文模板（项目审批、经费申请等）

函件类公文模板（业务联系、合作商洽等）

纪要类公文模板（会议记录、决议记载等）

管理建议： 建立企业公文模板库，由行政部门统一管理，定期组织培训，确保全体员工能够正确使用各类模板。

✅

公文质量检查要点

公文发出前必须进行严格的质量检查，确保格式规范、内容准确、程序合规。

格式规范检查：页面设置、字体字号、行间距是否符合标准

内容准确检查：文字表述、数据信息、逻辑关系是否准确

要素完整检查：公文要素是否齐全，有无缺项漏项

程序合规检查：审批流程是否完整，权限是否适当

编号规范检查：发文字号是否正确，有无重号错号

印章规范检查：印章位置、清晰度、数量是否符合要求

保密检查：密级标注是否适当，有无泄密风险

归档检查：是否符合归档要求，便于日后查阅

自检：制作人完成初检，确保基本要求

互检：同事间交叉检查，发现潜在问题

专检：行政部门专业检查，确保规范统一

领导审核：最终审批，确认内容和程序

归档备查：按规定归档，建立检索系统

责任要求： 建立公文质量责任制，明确各环节责任，对出现的质量问题要追究相关人员的责任。

WPS文字公司公文制作专业指南 标准格式与规范要求